Llevar las cuentas de una empresa no se limita a registrar ingresos y gastos. Para las pequeñas y medianas pymes, mantener la información organizada, cumplir oportunamente con sus obligaciones financieras y tributarias y contar con herramientas que permitan anticiparse a posibles errores puede ser determinante para evitar costos innecesarios y tener mayor claridad sobre el estado real del negocio.
En un escenario en el que la tecnología y la inteligencia artificial comienzan a transformar procesos que durante años se han desarrollado de manera manual, la contabilidad también está entrando en una nueva etapa. Numbi es una firma colombiana de contabilidad que combina inteligencia artificial y experiencia contable para automatizar parte de la operación financiera de las empresas, mientras profesionales especializados supervisan y validan la información.
Su tecnología permite procesar documentos, organizar información financiera, apoyar la conciliación de operaciones, calcular obligaciones tributarias y detectar posibles inconsistencias. El objetivo no es reemplazar el criterio del contador, sino utilizar la tecnología para reducir tareas operativas y permitir que los profesionales se concentren en la revisión, el análisis y el acompañamiento estratégico del negocio.
Desde su experiencia acompañando a empresas colombianas, Numbi identifica cinco errores que pueden repetirse en la gestión contable de las pymes y que, si no se detectan a tiempo, pueden terminar afectando sus finanzas.
El primero es declarar y no pagar. Presentar una obligación tributaria y dejar pendiente el pago puede generar intereses y costos adicionales para la empresa. Por eso, además de cumplir con las fechas de presentación, es fundamental que los empresarios tengan claridad sobre los recursos necesarios para atender sus obligaciones. El uso de tecnología también permite generar recordatorios y facilitar el seguimiento de los vencimientos tributarios.
El segundo es mezclar la plata personal con la de la empresa. Utilizar recursos de la compañía para cubrir gastos personales, o viceversa, dificulta conocer cuál es realmente la situación financiera del negocio y puede generar problemas al momento de establecer cuáles gastos corresponden a la operación. Tener información organizada y transacciones correctamente clasificadas facilita identificar cómo se está utilizando el dinero de la empresa.
El tercer error es facturar sin contar con los soportes correspondientes. Registrar ingresos o gastos sin la documentación necesaria puede dificultar la trazabilidad de las operaciones y generar inconvenientes posteriormente. Para una pyme, conservar de manera organizada facturas, comprobantes y demás documentos asociados a sus movimientos financieros es parte fundamental de una gestión ordenada. Las herramientas de inteligencia artificial pueden ayudar a procesar y organizar estos documentos, reduciendo parte de la carga operativa asociada a esta tarea.
El cuarto está relacionado con la configuración de las herramientas contables. Una parametrización incorrecta de conceptos como retenciones o impuestos puede generar inconsistencias que solo se hacen evidentes cuando llega el momento de revisar o presentar las obligaciones correspondientes. Por eso, contar con herramientas adecuadamente configuradas, procesos automatizados y revisión de profesionales resulta clave para detectar inconsistencias antes de que se conviertan en problemas.
Finalmente, está omitir declaraciones porque la empresa no tuvo movimiento. Que un negocio no haya registrado operaciones durante un periodo no significa necesariamente que pueda dejar de lado sus obligaciones. Antes de asumir que no existe ningún trámite pendiente, es importante revisar las responsabilidades específicas de cada empresa y contar con mecanismos de seguimiento que permitan identificar oportunamente los compromisos tributarios.
Para Numbi, estos escenarios muestran que la contabilidad puede ir mucho más allá del registro de operaciones. La combinación de inteligencia artificial, automatización y conocimiento contable permite que las empresas tengan información más organizada y disponible, mientras los profesionales se concentran en interpretar los datos, revisar las operaciones y acompañar las decisiones del empresario.
“La contabilidad debe ser un aliado para el empresario durante todo el año. Cuando la información está organizada y las obligaciones están identificadas, es mucho más fácil anticiparse, entender cómo está funcionando el negocio y tomar decisiones con tranquilidad”, señala José Calderón, CEO de Numbi.
La apuesta está especialmente dirigida a micro y pequeñas empresas, que representan el 82 % de los clientes de Numbi, con una propuesta que busca acercar tecnología, inteligencia artificial y conocimiento contable a empresarios que necesitan reducir la carga operativa de sus negocios y, al mismo tiempo, tener mayor control sobre sus finanzas.
